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働き方改革成功のカギを握る「生産性向上」の取り組み
2019.03.27

生産性向上と業務効率化との違い

生産性向上と混同されやすい言葉の一つに「業務効率化」があります。業務効率化とは、これまで行っていたやり方を変えることで、よりコストを抑え、より早く業務を完結させること。たとえば日常的な個人業務においても、その内容を見直すことで、業務効率化を実現することができます。
一方、生産性向上は、少ない投資で成果を高めることを指します。業務効率化に限らず、新規事業への取り組みや人事異動といった施策においても、生産性向上の考え方が採用されています。

 

国内における労働人口の減少

近年、働き方改革が進められている理由の一つが、少子高齢化に伴う労働力人口の減少です。国内の経済が発展するために必要な労働力人口は減少の一途をたどっており、将来的に深刻な問題となることが懸念されています。このまま労働力人口が減少していけば、昨今の人材不足問題はますます加速することが予想されます。企業が積極的に採用活動を行ったとしても、人材を確保することはさらに困難になるでしょう。そのため、限られた人材をいかに活用し、多くの利益を生み出すのかを考えることが重要になります。つまり、生産性向上が今後の経済発展における鍵となるのです。

 

企業の競争力強化

モノ・サービスが飽和化・多様化している状況の中では、企業の価値を明確に打ち出せるかどうかが、将来的な存続・発展に大きく影響します。ここで重要な位置づけとなってくるのが生産性向上です。グローバル化が進むビジネス環境において国際的な競争力を持つためにも、生産性の向上は不可欠といえます。とくに、国の経済成長には労働生産性の向上が大きく寄与します。そこで政府は、国際経済力の強化を図るため、生産性向上に向けた取り組みを後押ししています。このような背景から、産業にかかわらず、多くの企業が生産性向上をより重要な経営課題と捉えるようになってきています。

 

組織で行う生産性向上

(1)マネジメント力強化
社員一人ひとりが生産性向上を目指すことは大変重要ですが、それだけで事業全体として生産性向上を実現できるわけではありません。部署やチームといった組織レベルで、取り組んでいくことが必要です。チーム全体で生産性向上を実現するには、リーダーのマネジメント能力が重要なポイントになります。社員の能力を最大限に引き出し、信頼関係を築くことがモチベーションアップや業務効率化へとつながるからです。
また、チーム全体のコミュニケーション力を高めることも大切です。問題に対して率直に意見を言いあい、必要に応じて連携できる環境を整えることは、チーム全体の成果につながります。

(2)IT活用などの設備投資
設備投資は、生産性向上に大きく寄与します。たとえば業務の効率化を図る設備投資として、勤怠管理・品質管理にITシステムを導入すれば、社員の作業時間が短くなり、生産性が向上します。また、近年注目を集めているAI・ロボットなどへの設備投資は、深刻な人材不足の解決策として、今後さらに導入する企業が増えると予想されます。

(3)モチベーションと連携する評価制度
社員が高いモチベーションを維持しながら仕事に集中できる体制を整えることも大切な施策です。人事評価においては、生産性と連動する評価制度を導入するというやり方があります。たとえば、残業せずに成果を生み出している社員を評価する仕組みなどがこれにあたります。
この他にも、有給休暇を取得しやすい環境をつくるなど、ワーク・ライフ・バランスの充実を図ることもモチベーションを高める施策となります。

 

生産性向上のために企業が考えるべき要点

<現状における課題を分析できているか>

生産性を向上するには、まずは現状をよく理解することが重要です。課題を可視化して分析することで、必要な対策を講じることができます。
まずは現状におけるコスト(材料費・人件費など)を把握し、どの部分が生産性を下げる要因となっているのか分析します。さらに改善案を考え、どれくらいのコストで生産性向上を期待できるのか具体的に試算します。実際に改善をした結果、どれくらいの生産性向上が実現したのか結果を算出するという一連の流れで、生産性を高めていきます。

<社員へのしわ寄せがないか>

生産性向上を求めるあまり、社員に大きなしわ寄せがいっていないかどうか、注意しなければなりません。たとえば、無理な業務効率化を図ったことで社員が自宅に仕事を持ち帰ったり、休日にサービス出勤したりしているようでは、本来目指すべき生産性向上とは相反する状態といえます。生産性向上や効率化を進めるときは、社員の業務が本当に改善されているかを注視しなくてはなりません。

 

生産性向上の取り組み事例

厚生労働省が平成30年3月にまとめた「生産性向上の事例集」の中から、成功事例を三つ紹介します。
<POSシステム導入により生産性向上>
従業員3人の接骨院における取り組み事例です。来院者数の増加を目指すためには、受付・精算などの時間を短縮し、施術受け入れ可能人数の拡大をはかる必要がありました。この課題を解決するため、コンサルタントへ依頼して業務フローを見直し、POSシステムを導入しました。この対策には助成金を活用しています。
結果的に、受付・精算時間は従来の約半分となり、施術時間も約9%短縮することができました。目的としていた来院者数は16%の増加となり、生産性向上に成功しています。

<生産・原価管理システム導入により生産性がアップ>
従業員数10人の障がい者福祉事業所では、就労継続支援事業におけるさまざまな製品製作にまつわる管理業務が煩雑になっていました。これまではエクセルで管理していましたが、業務効率化を目指し、助成金を活用して精算・原価管理システムを導入しました。
システム導入の結果、原価率管理や生産状況が一元化され、作業時間が75%も短縮しています。生産性が向上した分は、6人の従業員の時間給を30円アップするという形で還元されています。

<見積書作成システムの導入により成約率アップ>
従業員数6人の葬祭業社では、これまで見積書を作成する際に、営業が顧客と直接話し合いながらアナログで作っていました。この見積書作成の負担を軽減する対策として、助成金を活用し、ホームページ上で顧客側が自身で見積もりできる仕組みを導入しました。これにより、業務効率化が実現しただけではなく、顧客が作成した見積書によってスムーズに詳細な商談へと入りやすくなり、成約率も向上しています。

 

中小企業は国の支援制度も活用しながら早期対策を

生産性向上は、企業が少子高齢化社会を生き抜くための重要課題です。労働力減少によって人材確保が難しくなることも想定すると、限られた人員で成果を上げる方法を考えることは急務です。生産性向上を着実に実現するには、現状の課題を正確に把握することからスタートする必要があります。個人・組織レベルで行える生産性向上の方法をピックアップし、できることから始めましょう。

 

※厚生労働省では、中小企業や小規模事業者に対して生産性向上の支援をするため「業務改善助成金」の制度を設けています。

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